Mặc dù nhanh chóng và tiện lợi, nhưng nhắn tin mang lại nhiều thách thức riêng.
Việc trao đổi qua tin nhắn dễ gây hiểu lầm, hiểu không đầy đủ hoặc vi phạm các phép lịch sự cơ bản mà bạn không nhận ra.
Dưới đây là một số quy tắc lịch sự khi nhắn tin mà bạn cần nhớ, đặc biệt trong công việc.
1. Cân nhắc đối tượng nhận tin nhắn
Mỗi tin nhắn đều phản ánh con người bạn, do đó bạn cần thể hiện bản thân đúng theo cách bạn muốn được nhìn nhận.
Khi nhắn tin với bạn bè, bạn có thể dùng phong cách này, nhưng khi nhắn tin với đồng nghiệp, khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng, bạn nên nhắn tin theo phong cách khác.
Hãy đảm bảo rằng tin nhắn của bạn phù hợp với đối tượng mà bạn đang trò chuyện.
2. Giao tiếp rõ ràng
Tin nhắn của bạn không nên khiến người nhận thấy khó hiểu hay hiểu sai, vì thông tin sai lệch có thể gây ra xung đột, thậm chí làm bạn mất một cơ hội kinh doanh.
Hãy kiểm tra để đảm bảo rằng tin nhắn của bạn rõ ràng, dễ hiểu trước khi gửi đi.
3. Phản hồi kịp thời
Khi ai đó nhắn tin cho bạn, họ cho rằng bạn sẽ nhận được tin nhắn và trả lời ngay lập tức.
Trừ khi bạn không thể nhắn tin, hãy cố gắng phản hồi nhanh chóng. Nếu không, việc bạn phản hồi chậm có thể được coi là thiếu quan tâm.
Nếu vì lý do nào đó mà bạn không thể xem tin nhắn sớm, hãy xin lỗi vì sự chậm trễ của bạn càng sớm càng tốt.
4. Chỉ sử dụng các biểu tượng cảm xúc khi cần thiết
Các biểu tượng cảm xúc đôi khi có thể hữu ích, đó là lý do vì sao tính năng này được thêm vào tin nhắn.
Tuy nhiên, bạn nên lưu ý đến thời điểm thích hợp để sử dụng biểu tượng cảm xúc.
Ví dụ: nếu bạn đang giao tiếp trong công việc, bạn không nên dùng nhiều biểu tượng cảm xúc.
Thay vào đó, bạn có thể sử dụng ở các tương tác mang tính cá nhân hơn.
Nếu không chắc chắn, tốt nhất không nên sử dụng.
5. Đừng dài dòng
Khi đối phương chỉ nhắn dòng tin nhắn với 1 - 2 từ, bạn không nên phản hồi bằng những đoạn tin nhắn quá dài.
Vì rất có thể đối phương đang vội, không có nhiều thời gian hoặc cần phản hồi nhanh.
Nếu bạn cần đi vào chi tiết hay giải thích sâu hơn, hãy nhấc điện thoại lên gọi cho đối phương hoặc gặp trực tiếp để trao đổi.
6. Hãy kiên nhẫn
Hãy cư xử khi nhắn tin như là khi bạn đang trò chuyện mặt đối mặt.
Nếu trong các cuộc hội thoại, việc nói át phần người khác được coi là bất lịch sự thì trong nhắn tin cũng vậy.
Hãy cho người nhận có cơ hội trả lời trước khi gửi hàng loạt tin nhắn.
7. Biết khi nào nên kết thúc cuộc trò chuyện
Nhắn tin tương tự như giao tiếp bằng lời nói hoặc văn bản.
Hãy tinh tế khi người kia muốn ngừng nhắn tin, đừng cố gắng tiếp tục hay quấy rầy đối phương bằng những tin nhắn như "Bạn vẫn ở đó chứ?" hoặc "Tại sao bạn không phản hồi?".
Nếu bạn không cẩn thận, việc nhắn tin cho người khác có thể khiến bạn mất điểm, gây hiểu lầm và bực bội cho bạn bè cũng như khách hàng.
Vì vậy, hãy ghi nhớ 7 quy tắc này để nâng cao kỹ năng giao tiếp của bạn.
(Theo Entrepreneur)
Tin liên quan
Tags:
