9 quy tắc lịch sự khi gọi điện thoại công việc để không mất điểm với đối tác, khách hàng

Dưới đây là những quy tắc lịch sự khi gọi điện thoại trong công việc giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp với đối tác, khách hàng.

1. Luôn nói chuyện rõ ràng

Khi nói chuyện qua điện thoại, bạn cần đảm bảo giao tiếp rõ ràng, chậm rãi.

Vì người ở đầu dây bên kia không thể nhìn thấy mặt bạn hay ngôn ngữ cơ thể của bạn, nên bạn cần truyền tải thông điệp qua lời nói một cách rõ ràng nhất.

2. Không quát to

Một số người có xu hướng nói to hơn khi gọi điện thoại.

Trong trường hợp đó, bạn bắt buộc phải hạ giọng để người ở đầu dây bên kia không cảm thấy như đang bị quát mắng.

Ngay cả khi bạn không cố ý, việc gây ấn tượng rằng bạn nói to với khách hàng/đối tác sẽ truyền tải hình ảnh thiếu chuyên nghiệp của công ty bạn.

3. Không sử dụng tiếng lóng

Khi nói chuyện điện thoại công việc, bạn không bao giờ được sử dụng tiếng lóng.

Mặc dù tiếng lóng có thể là bình thường trong cuộc trò chuyện hàng ngày, nhưng lại truyền tải một thông điệp rất thiếu chuyên nghiệp đến khách hàng.

Bạn cũng không bao giờ được chửi thề dù có khó chịu, bực bội ra sao.

4. Không ăn uống khi đang nói chuyện điện thoại

Khi đang nói chuyện qua điện thoại về công việc, bạn tuyệt đối không được vừa ăn uống vừa nói. 

Khách hàng, đối tác không muốn nghe tiếng bạn nhai chóp chép vào tai họ.

5. Luôn lắng nghe

Hãy chú ý lắng nghe những gì người bên kia đầu dây đang nói. Bạn có thể nhắc lại thông tin của khách hàng/đối tác trong trường hợp cần thiết.

Điều này thể hiện rằng bạn chú ý và nắm chính xác nội dung thông điệp khách hàng/đối tác muốn nhắn gửi.

6. Dùng xưng hô thích hợp

Khi nói chuyện với ai đó qua điện thoại, đặc biệt nếu họ không phải là người mà bạn thân quen, bạn nên chú ý dùng danh xưng thích hợp. 

Ví dụ ông/ bà/ cô/ bác/ anh/ chị hay xưng hô theo chức danh như giáo sư/thầy,...

7. Hãy kiên nhẫn

Nhiều người thường sẽ liên hệ với một doanh nghiệp khi họ không hài lòng về điều gì đó.

Khi nói chuyện điện thoại với một khách hàng đang khó chịu, cáu kỉnh, bạn phải kiên nhẫn và tích cực giúp đỡ.

Cố gắng hết sức để cung cấp cho họ các nguồn lực thích hợp để khắc phục sự cố của họ và đừng bao giờ cư xử thô lỗ với khách hàng.

8. Tập trung vào cuộc gọi thay vì những việc khác

Với những người làm việc trong môi trường văn phòng bận rộn, nhịp độ nhanh, bạn có thể khó giữ được sự tập trung.

Khi nói chuyện điện thoại với ai đó, bạn cần tập trung vào cuộc gọi thay vì những gì đang diễn ra xung quanh bạn.

Nếu đồng nghiệp làm gián đoạn cuộc gọi của bạn, hãy nói rõ rằng bạn đang nghe điện thoại và sẽ nói chuyện với họ ngay khi cuộc gọi kết thúc.

9. Xin phép trước khi tạm dừng cuộc gọi

Nếu bạn phải nghe nhiều cuộc gọi khác nhau, sẽ có lúc bạn cần tạm dừng cuộc gọi.

Trước khi làm vậy, bạn phải xin phép một cách lịch sự, và sau khi được khách hàng cho phép, bạn nên cố gắng trở lại cuộc gọi càng sớm càng tốt.

Không nên để đối phương giữ máy quá lâu vì họ có thể khó chịu và tắt máy.

(Theo Mitel)